Le phénomène du mail est à la fois très particulier et très représentatif de l’évolution technologique et de ses conséquences, bonnes ou mauvaises. Arrivé il y a un peu plus de dix ans, il est aujourd’hui largement répandu tant en usage professionnel que privé alors que rien ne le règlemente réellement, surtout au niveau de ce que l’on pourrait qualifier de « bon usage ». En effet chacun réagit en fonction de ses propres ressentis quant à la façon de rédiger un mail, de l’utilisation ou non de pièces jointes et des personnes à mettre en copie, simple ou cachée.
Le résultat en est une totale anarchie de fonctionnement et une augmentation gigantesque de la volumétrie à archiver que l’on nous prédit à plus de 7000 Po dès 2010 (source Gartner). Rappelons tout de même que d’un point de vue plus représentatif : 100 mégaoctets (Mo) représentent le contenu d’une pile de livres de 1 mètre de haut, 2 téraoctets (To 1012 octets) correspondent à tous les ouvrages d’une bibliothèque universitaire et 2 pétaoctets (Po) aux fonds de toutes les bibliothèques universitaires des Etats-Unis !
Face à cette augmentation de la volumétrie le réflexe a souvent été de l’équilibrer avec la baisse rapide des prix du stockage, même si au final le budget stockage augmentait. Or nous atteignons actuellement de tels niveaux que cette baisse n’est plus suffisante pour garantir une sorte de stabilité du budget alors même que la grande majorité des entreprises impose sa diminution. Par ailleurs la solution au problème de stockage ne répond pas pour autant à la capacité à retrouver de l’information parmi de tels volumes. Enfin pour les e-mails, il est triste de constater que malheureusement, la majorité des services informatiques, brident leurs utilisateurs en leurs imposant une taille limitée de boîte aux lettres alors même que des solutions beaucoup plus efficaces et surtout rationnelles existent que nous décrirons au cours de ce document.
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