Pour apaiser les esprits et faciliter l’intégration de l’ensemble des salariés dans les nouveaux locaux, Amsycom conseille vivement d’élaborer un livret d’accueil, qui les rendra opérationnels plus rapidement et qui donnera, à tous, le même niveau d’informations.

Un nouvel environnement

La vigilance est particulièrement de mise dans le cas d’une entreprise quittant un centre ville. Le livret devra en effet insister sur tous les moyens d’accès possibles en transports en commun et rendre le nouvel emplacement attractif. Il est toujours difficile et angoissant pour un salarié de se projeter vers l’inconnu et de s’imaginer un véritable parcours du combattant pour se rendre sur son lieu de travail !

Il est toujours appréciable d’avoir un descriptif du quartier, de ses commerçants, de ses restaurants (avec des indications sur leur style et leur prix), banques, bureaux de poste, médecins, pharmacies, stations-service, garages, taxis…..

Nouveaux locaux, nouvelle organisation

L'arrivée dans les locaux est un moment qu'il faut particulièrement soigner. Pour prendre ses marques dans ce nouvel environnement, il est important que chaque collaborateur trouve dans son bureau tout ce dont il a besoin (ses dossiers, ses livres, ses outils de travail, des cartes de visite avec ses nouvelles coordonnées..) mais aussi qu’il puisse se repérer facilement. L’objectif du livret d’accueil sera alors de répondre aux questions organisationnelles.

Les attentes des salariés vont être sensiblement communes, il conviendra donc d’organiser l’information en fonction de la démarche de recherche et des besoins de tous :

• Les indications utiles et pratiques sur la vie de l’entreprise. Il ne sera pas inutile de rappeler la manière d'accéder aux bâtiments : badge, horaires de fermeture, précautions à prendre si l’on doit travailler en dehors des horaires normaux (entrée/sortie à utiliser, alarme...),
• Les plans des nouveaux locaux
• Les nouvelles règles : utilisation des espaces, moyens communs mis en place et à disposition, les normes de sécurité, les consignes d’incendies….
• Les nouveaux services : nouvelle cafétéria, bibliothèque, coursiers…

« Nous ne le répèterons jamais assez la communication mise en place autour d’un déménagement est extrêmement importante pour associer les salariés au projet et surtout les faire y adhérer sereinement. Le livret d’accueil fait partie du processus de communication mais il est, et c’est dommage rarement mis en place par les entreprises. C’est un document qui rassure les utilisateurs car il est synthétique et qu’il crée un « contact » entre tous », souligne Sandra Perin, chargée de projet en charge du volet communication sur des missions conduite par Amsycom.

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